Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Berbasis Website

Abstract

Kantor Dinas Arsip Daerah Kota Cimahi merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintah daerah kabupaten atau kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten atau kota. Kantor Dinas Arsip Daerah ini berwenang dalam pembinaan dan pengawasan kearsipan pada pencipta arsip di lingkungan pemerintah daerah dan lembaga kearsipan daerah kabupaten atau kota. Kantor Dinas Arsip Daerah Kota Cimahi membutuhkan laporan dari tiap surat masuk yang diterima untuk mengetahui data surat masuk tersebut. Laporan tersebut akan digunakan untuk melakukan pengambilan keputusan oleh pihak terkait. Maka dari itu perlu adanya sebuah sistem yang dapat membuat laporan surat masuk.

Dalam pengembangan sistem ini, metode pendekatan yang digunakan adalah pendekatan berorientasi objek. Sedangkan metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah Prototype. Adapun tools pendukung yang digunakan untuk melakukan pembangunan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk ini adalah Bussines Process Management Notation (BPMN) yang digunakan untuk memodelkan tiga proses bisnis yang sedang berjalan terdiri dari proses proses penerimaan surat, proses pendisposisian surat dan proses pengarsipan surat. Pada fase perancangan digunakan tools Unified Modelling Language (UML) dengan menghasilkan enam case pada use case dan lima class pada class diagram.Hasil akhir dari penelitian ini yakni berupa aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Berbasis Web yang telah diujikan terhadap 22 unit dengan menggunakan teknik blackbox, buku petunjuk teknis, jurnal penelitian dan dokumen perangkat lunak. Sistem Informasi yang dibuat diharapkan dapat mempermudah dalam pengelolaan surat masuk pada Kantor Dinas Arsip Daerah Kota Cimahi.